Comment bien choisir sa permanence téléphonique ?

Pourquoi choisir une permanence téléphonique ?

En mettant la réception d’appel et l’accueil téléphonique entre les mains d’une entreprise spécialisée, on oublie les risques de perdre des appels importants. De plus, on a la possibilité de gérer les appels et d’éliminer ceux qui ne sont pas urgents ni prioritaires. Une permanence téléphonique nécessite aussi la prise en compte des facteurs humains qui assureront la qualité de l’accueil.

Comment choisir une permanence téléphonique ?

À présent, la digitalisation des entreprises a permis de faire évoluer les permanences destinées à décrocher le téléphone et à prendre des rendez-vous. En France, l’intégration d’une permanence pour les appels a connu un grand essor grâce à l’arrivée du Minitel et d’un système dédié à la télétransmission de données. L’évolution technologique offre également des agendas électroniques issus de système SAAS, des services d’Office Microsoft ainsi que de Google Agenda. Il existe quelques critères à considérer durant le choix d’une permanence pour recevoir les appels professionnels.

Sélectionner les entreprises qui emploient des technologies exploitées

Pour gérer les appels, la mise en place d’autocommutateurs et d’un standard avec un numéro spécial pour l’entreprise restent des techniques matures. En optant pour une entreprise compétente dans le domaine, vous disposez d’un système qui vise à la bonne gestion des flux et des débits d’appels. Quand le nombre d’appels monte, le système se met en marche pour la gestion des flux.

Choisir la permanence selon les compétences du secrétariat téléphonique

La réception des appels dépend entièrement de l’activité de l’entreprise, que ce soit une profession libérale ou une société œuvrant dans l’export. De ce fait, on peut avoir besoin d’un secrétariat téléphonique bilingue ou trilingue afin de répondre aux appels venant des divers collaborateurs. Une entreprise experte dispose des ressources utiles pour fournir des télé-secrétaires expérimentés et professionnels.

Les critères supplémentaires pour choisir une permanence

Mis à part les compétences du télé-secrétariat et l’utilisation des technologies exploitées, il existe d’autres critères importants pour le choix de la permanence. Parmi les critères, on peut citer le temps destiné à l’attente, les heures d’ouverture du secrétariat et les tarifs.Pour le temps d’attente, il est préférable de choisir les entreprises capables d’offrir un service qui minimalise les charges d’appels. Par ailleurs, les heures d’ouverture du secrétariat téléphonique doivent correspondre à l’activité de l’entreprise. La plupart des entreprises offrent un service de permanence pour les appels avec l’opportunité de les transférer à un autre interlocuteur en cas d’absence du secrétariat. Enfin, les tarifs restent l’un des éléments qui influencent le choix d’une permanence. Pourtant, le prix varie en fonction de la nature des offres octroyées par une entreprise compétente.